- 2020. július 13.

Mivel telik egy munkanap? – A vállalati hatékonyság kérdése változó környezetben

Írta: Kárpáti Tilla

vallatihatekenysagjobgroup

Hogy néz ki egy munkanap?

A XXI. században egyre elterjedtebb a rugalmas munkavégzés és a rendszeres távmunka. Viszont eközben a vállalatok egyre nagyobbra és egyre bonyolultabbra nőnek, ezért újra és újra felmerül a hatékonyság kérdése.

Ahogy egyre több a kommunikáció és egyre több fajta csatornát kezdenek használni a vállalatok, az információk áramlása egyre nehézkesebb. Elakadnak fontos információk, lemaradnak a prioritások, elvesztik a fókusz és a vállalati célt a munkavállalók, a munkájukat pedig egyre kevésbé hatékonynak érzékelik. Ez pedig komoly problémákat vonz maga után.

Az Asana.com kutatása során arra jutottak, hogy a szellemi munkavállalók a munkaidőjük 60%-át töltik azzal, hogy a munkájuk elvégzéséhez szükséges munkát elvégezzék. Hogy mire kell itt gondolni? Az egymást követő, utólag feleslegesnek tűnő megbeszélések, a folyamatos e-mail áradatok kiválogatása, rendszerezése, információk begyűjtése és még sorolhatnánk. A munkakör, amire felvették őket, az idejük 27%-át teszi ki, míg további 13%-ot töltenek stratégiai tervezéssel. Vagyis kiemelkedően magas annak a munkának az aránya, ami elveszi az időt az igazán hasznos, értékteremtő munkától. 

A veszély a kiégés

A dolgozókra telepvő nagy mennyiségű adminisztratív és gyakran strukturálatlan feladat a hatékonyság rovására mehet. Mivel a szellemi munka szinte mindig határidőhöz kötött és gyors munkavégzést követel, ez csúszásokat, sikertelen vagy félsikeres projekteket is okozhat.

Emiatt a dolgozók kénytelenek lesznek túlórázni, hogy bepótolják a kiesett időt, amit azzal töltöttek, hogy végre elkezdhessék a feladataikat. A digitalizáció megjelenésével ez még drasztikusabb formát öltött: hála az internetnek és a mobiltelefonoknak, lényegében a nap 24 órájában elérhetővé válnak a dolgozók. Az változó, hogy a munkahely követeli meg a további otthoni munkavégzést, vagy a munkavállaló teljesítménykényszere veszi rá őt erre. Viszont a hatása ugyanaz lesz: fáradt, stresszes és kiégett munkavállalók.

A kiégés és a növekvő stressz egyre gyakoribb világszinten. Egy Ausztráliában, Angliában és Amerikában végzett kutatás szerint a szellemi munkát végzők 74%-a tapasztalt kiégést vagy arra mutató jeleket évente legalább kétszer. A stressz miatt ráadásul a dolgozók 82%-a egyre kevésbé érzi magát elkötelezettnek a munkája mellett és egyre kevesebb örömöt talál benne. Az elégedetlen dolgozók pedig előbb vagy utóbb otthagyják azt a munkahelyet, ami stresszt és nehézséget okoz számukra. 

Mit tehet egy munkahely ennek megakadályozására?

Egyre több vállalat ismeri fel a leterheltség, a rossz munkaszervezés és a munkaerő távozása közötti összefüggést és hatékonyan, proaktívan tesznek ennek megakadályozásáért. A megoldási lehetőségek tárháza végtelen, azonban a leggyakoribbakat összegyűjtöttük:

Szervezeti struktúra átalakítása

Egy vállalat növekedése egyben magában hordozza a szervezet átalakításának kényszerét is. Azonban van, amikor ez nem történi meg időben. Ilyenkor csúszik ki az irányítás az operatív vezetők kezéből és a dolgozók elvesztik a fókuszt a munkájuk felett, nem látják annak hasznosságát. Így egyre gyakoribb a duplikált munkavégzés is, amikor legalább egy fő, de gyakran többen is feleslegesen végeznek el feladatokat, amit más már végig vitt.

Az ilyen esetekben mindenképp a szervezeti struktúra alapjainak átgondolásával kell kezdeni a megoldáskeresést. Átlátható, tiszta hierarchia és munkaköri határok szükséges, pontos beszámolói és visszajelzési rendszerrel. Egészen a legalsó szintig, az egyes munkavállalók mindennapi feladatköréig kell lebontani a vállalat működését és újra gondolni azt. A cél a hatékonyság maximalizálása és a dolgozók tehermentesítése.

Az ilyen feladatokban számtalan szervezeti hatékonysággal foglalkozó cég segíthet, de házon belül is érdemes alkalmazni egy szakértőt, aki figyel a hatékony, gördülékeny munkavégzésre.

Feladat és projekt menedzsment

A vállalat céljaihoz szükséges feladatokat a lehető legkisebb lépésekig le kell bontani és ezeket felelősökhöz rendelni. Azonban ilyenkor fordulnak elő azok a problémák, hogy az egyes dolgozók már nem látják, hogy az ő munkakörük hogyan segíti hozzá a vállalatot a sikerhez. Ráadásul, ha sok apró feladatot tűzünk ki, nehézkessé válik az információk átadása és csúszások alakulhatnak ki a határidők teljesítésében.

Egy modern, személyre szabható feladat és projekt menedzsmenttel foglalkozó program sokat segíthet az ilyen helyzetekben. Itt vállalati, csapat szintű és egyéni szinten is le lehet kérni a feladatokat, azokhoz határidőt és prioritást rendelni. Ezekben az alkalmazásokban számtalan lehetőség van a visszajelzés adására is, sőt akár teljesítmény alapú juttatások kiosztásának alapjait is adhatja.

Automatizálás

Egy átlagos szellemi dolgozó évente akár 200 órányi olyan munkát is elvégez, ami egyszerű, manuális munka és egy gép is eltudná végezni helyette. Ez 200 olyan óra, amit hatékony, kreatív munkával is el lehetne tölteni.

Rengeteg munkaköri feladatot lehet már automatizálni. Erre szolgálnak a CRM rendszerek, az automatizált e-mail küldő rendszerek, a munkakeresők menedzselésére szolgáló adatbázisok és a feladatmenedzsment programok is. Annak kiválasztásához, hogy mely feladatok automatizálhatók, először a szervezet felépítését kell megvizsgálni, amit egy korábbi pontban már érintettünk.

Munkaerő felvétel

Már a szervezeti átalakítás vagy az automatizálás során fény derülhet arra, hogy hol van szükség új munkaerőre. Ha viszont a szervezeti felépítéssel is minden rendben és a munkavállalók és a lehető leghatékonyabban végzik a feladataikat, akkor a cég természetes növekedéséből adódóan szükséges új munkaerőt felvenni. Egy munkaerő-közvetítő cég alkalmazása nagy terhet vehet le a cég válláról. A JOB GROUP szakértői megvizsgálják a feladatkört és szakmailag és emberileg is a legjobb munkavállalót választják ki a megüresedésre.

Előfordul, hogy a megnövekedett munkaigény, így a munkavállalók túlterheltsége is csak időszakosan vagy változó mértékben lép fel. Az is előfordulhat, hogy a dolgozók tehermentesítéséhez mindenképp új munkavállalókat kell felvenni, de erre nincsen létszám keret. Ilyen esetekben lehet hasznos a munkaerő kölcsönzés. A kölcsönzés egy gyors, rugalmas és költséghatékony módszer a munkaerőfelvétel legnagyobb kihívásaira. A kölcsönzött kollégák segítenek abban, hogy a cég továbbra is hatékonyan végezhesse a munkáját, ugyanakkor a JOB GROUP leveszi az adminisztratív terheket a vállalat válláról és a munkaügyi adminisztrációt, a bérszámfejtést, a TB ügyintézést mi végezzük. Emellett munkajogi támogatást is nyújtunk.

A JOB GROUP további szinteken bekapcsolódva is segíteni tudja az Ön vállalatát abban, hogy hatékonyan végezze a munkáját: a toborzás teljes kiszervezésétől kezdve, az önéletrajz előszűréseken át egészen a munkaügyi tanácsadásig számos pontot nyújtunk támogatást.  További részletekről itt olvashat.

 

Adatok forrásai: asana.com – Anatomy of Work Index