2021.02.16.
A kis- és középvállalkozásban jellemző, hogy a szakmai vezető – de leginkább az ügyvezető – több kalapot is visel: egyszerre sales-es, marketinges, üzletfejlesztő, tréner és még HR-es is. Dedikált szakember nélkül idő hiányában könnyen kerülnek hátrébb sorolásra olyan területek, amik megfelelő működésén akár a vállalat sikere és növekedése is múlhat.
Most megmutatunk 11 fontos HR feladatkört, amire KKV-ként érdemes odafigyelni a siker érdekében és azt is, hogy jellemzően kik végzik el ezeket a feladatokat dedikált HR szakember hiányában.
Egy kisvállalkozásnál minden új csapattag felvétele fontos döntés, hiszen a cég sikeressége és jövője is múlhat az új kollégán és az ő költségein. Jellemző, hogy a célterület vezetője fogja kezdeményezni az új kolléga felvételét, de stratégiai átgondolás és ügyvezetői döntés szükséges a folyamat megkezdéséhez.
A munkavállalók felvételének folyamatáról részletes infografikát készítettünk. A megfelelő álláshirdetés összerakása és a célokhoz illő csatornák alkalmazása abban is segít, hogy releváns jelöltek pályázzanak.
KKV-ként az egyik legnagyobb kihívás az álláskeresők meggyőzése, mivel a nagy versenytársak hírneve és munkáltatói márkája vonzóbban hat az álláskeresőknek, mint egy KKV állás és a kompenzációs csomagot is magasabbra becsülik a jelöltek egy multinál. Konkrét és valódi előnyökkel kell érvelni a valódi meggyőzéshez.
A pályázók száma pozíciótól függően akár többszáz is lehet, akiknek előszűrése komoly munka. A személyes interjúra felkészülni, azt levezetni majd kiértékelni több óra, így a megfelelő jelöltek behívásával csak a tényleg ígéretes emberekre kell ezt az időt rászánni. A személyes interjúra továbbjutott jelölteket egy KKV-nál általában 1 vagy 2 körön belül ki lehet választani, amelyeken az ügyvezetőn túl a szakmai felelősök és felettesek is azonnal részt vehetnek. Az interjúkörök száma természetesen iparáganként, pozíciónként változhat.
Könnyű azt gondolni, hogy az új munkatársak belépése csupán az első nap első pár órájára korlátozódik. Azonban fontos látni, hogy egy kisméretű vállalkozásnál is hosszabbra nyúlik ez a folyamat. Mire kell odafigyelni?
Ezeknek a feladatoknak egy része a könyvelő és a bérszámfejtő feladata, de több része a csoportvezetőre vagy az ügyvezetőre hárul.
A vállalaton belüli belső kommunikáció a vállalat méretének növekedésével, a folyamatok számának sokszorozódásával, bonyolódásával egyre lényegesebbé válik. A kommunikáció fontosságát mi sem mutatja jobban, minthogy a Fierce kutatásából kiderült, hogy a dolgozók és vezetők szerint a munkahelyi problémák 86%-át kommunikációs hiányosságok okozzák. Ennek elkerülése végett már a kezdetektől átlátható, mindenki számára elérhető rendszert kialakítani.
KKV-k számára a költségvetés szigorú követése különösen fontos, így egy új munkatárs felvételének bérköltsége komoly megfontolandó tényező. Csak akkor érdemes a csapat bővítése mellett dönteni, ha a cég eredményessége ezt megengedheti magának.
A megfelelő bérpolitika kialakítása a vállalaton belüli összhang, fejlődés és a dolgozók megtartása miatt is fontos, továbbá a motiválásban is szerepe van. A piaci viszonyokhoz és a csapattagokhoz viszonyítva is versenyképes bérekre van szükség. A megfelelő bérezési rendszer kialakításakor figyelembe kell venni az egyes munkatársak hozzáadott értéket, megtartásuk hosszútávú előnyeit és az ezáltal szerezhető profitot is.
A bérek megállapítása egy KKV-ban általában az ügyvezetőhöz tartozik, de a szakmai vezetők is részt vehetnek a bérstruktúra kialakításában, felhasználva saját ismereteiket a szakmájukban elterjedt bérekről. Ugyanakkor egy stabil , hosszútávon együtt dolgozó csapat tagjaként, nem feltétlenül egyértelmű a bérpiaci tájékozottság, így érdemes további bérpiaci elemzések segítségével tájékozódni:
A megfelelő alkalmazási forma kiválasztása az adózás szempontjából fontos. KKV-k között elterjedt a KATÁ-s foglalkoztatás. Területfüggő ennek a fogadtatása, grafikai vagy IT területeken gyakori az egyéni vállalkozók projekt szintű becsatlakozása, de általánosságban a jelöltek számára nagyobb megbízhatóságot, hitelességet és hosszútávú lehetőséget jelent az alkalmazásba vétel.
A döntést a vállalat pénzügyi és hosszútávú stratégiai céljaival összhangban kell meghozni, hiszen évek távlatában kell gondolkozni egy-egy új munkatársnál. Ebben segítségére lehet az ügyvezetőnek a bérszámfejtő, a könyvelő vagy érdemes olyan szakértő segítségét kérni, aki az atipikus foglalkoztatásokban is jártas.
A KKV-k vállalati kultúrája általában az ügyvezető köré épül fel. Első ránézésre úgy tűnhet, hogy egy kisméretű vállalkozásnál ezzel nem kell foglalkozni, „magától jön”. Olyannyira elterjedt ez a nézet, hogy ez gyakran az álláshirdetése egyik hangsúlyos, meggyőzni kívánó eleme.
Ezzel szemben az új munkatársakat csalódás is érheti, ha a cég nem tesz aktívan a vállalati kultúráért és a csapatépítésért. KKV-k számára elengedhetetlen a gyors, rugalmas munkavégzés, ahol az olyan tevékenységek, mint a közös informális programok gyakran hátrébb sorolódnak. Ennek elkerülése végett fontos, hogy tudatosan és aktívan különítsen el erre időt egy kis vagy közepes méretű vállalat, amire az ügyvezetőnek vagy a csapatvezetőnek kell figyelnie. Azonban egy olyan KKV-nál, ahol a nyílt kommunikáció a jellemző, akár a csapattagoktól is érkezhet az igény, vagy akár a proaktív kezdeményezés is.
A növekedés együtt jár, hogy többet kell kilépőkkel is foglalkozni. A KKV-kra jellemző szoros kapcsolat miatt ez a munkatárs és a vezető részéről is egy nehéz döntés és folyamat, de ennek megtapasztalása és helyes kezelése a vállalati növekedés egyik velejárója.
A kilépő és az ügyvezető és/vagy a közvetlen felettes közös munkája szükséges a kilépés megfelelő levezényléséhez, de a bérszámfejtő is be fog csatlakozni. Mire kell figyelni?
Tipikusan HR feladat a teljesítményértékelés, ami nem csak a munkatársak megtartása, hanem fejlesztése miatt is különösen fontos. A feladatok elvégzésének eredménye és hatékonysága az üzleti fejlődés alapvető mozgatórugója, emiatt időt spórolni ezen nem érdemes. A visszajelzés adás az egyik legkézenfekvőbb motivációs eszköz a vezetők kezében, a munkatársak számára fontos, hogy mind pozitív, mind negatív eseteben kapjanak visszacsatolás teljesítményükről. Mire kell igazán odafigyelni ezen a téren a kis- és középméretű vállalkozásoknál?
A teljesítményértékelés kialakításában ideális esetben érdemes mindenkinek részt vennie, hogy az igazán érintettek, a szakmailag hozzáértők segítsék megállapítani a valódi üzleti eredményességet tükröző szempontokat. Emellett viszont fontos megtartani az objektív szempontokat is.
Megtartás legfontosabb eleme, hogy mindenki a saját szakterületének megfelelően, a kapott visszacsatolások alapján, a piaci igények szerint tudjon fejlődni. A kisvállalatok gyakran működnek olyan niche piacok, amik gyorsan pörögnek és állandóan késznek kell lenni a változásra és a változtatásra. Ilyenkor különösen nagy szükség van a versenyképes, aktuális információkra alapuló tudásra a lépéstartáshoz.
Olyan képzési és fejlesztési program mellett kell dönteni, aminek a megtérülése magas, nem pedig kizárólag a költségvonzata alacsony. Egy-egy jó fejlesztési döntés akár a vállalat piaci szerepét is megváltoztathatja.
A munkajogi megfelelés minden vállalatnak alapvető feladata, hiszen dolgozóin keresztül tud csak működni. A most induló vagy dinamikusan növekvő kis- és középvállalkozásoknak egyaránt figyelmet kell erre szentelnie már a működés elejétől fogva. A szerteágazó törvényi szabályozás gyakran megnehezíti a kisvállalkozások dolgát ezen a téren, de ennek ellenére is elengedhetetlen a jogszabályi környezet állandó nyomon követése és a megfelelés. Ez munkaerőpiaci szereplőként a felelős magatartás kezdőpontja, de emellett egy-egy hivatali ellenőrzés során a büntetés is elkerülhető.
Vállalaton belül ritkán van meg a megfelelő szaktudás a jogszabályi megfelelés teljesítéséhez, ezért érdemes külső szakértőkhöz fordulni.
Ha a korábban elhangzottak megfelelően működnek, az már önmagában is csökkenti a fluktuációt és ezek közvetlenül járulnak hozzá a kiváló munkatársak megtartásához. Azonban ezeken felül is lehet tenni a munkaadó a munkatársak elégedettségéért. Állandó odafigyeléssel időben észre lehet venni az alulmotiváltság és az elégedetlenség jeleit és időben lehet lépni. A felmerülő problémákra, hiányosságokra a csapattal közösen kell megoldást találni. Törődő, emberközpontú hozzáállással pedig hosszútávon lehet megalapozni egy olyan vállalati kultúrát, ami a teljes csapat számára előremutató előnyöket hordoz.
Számtalan HR funkciót érintettünk ebben a cikkben, amik egy KKV működése során jórészt az ügyvezetőt és a szakmai vezetőket terhelik. A mindennapi üzletvitel, üzletfejlesztés, partneri hálózat bővítése mellett ezek teljes körű elvégzése hamar megterhelő feladattá válhat, ami magával hordozza a munkaerőproblémákat. Ráadásul az emberi erőforrás állandóan változó terület, aminek most csak a legfontosabb pontjait érintettük, Egy hozzáértő HR szakember ennél még több egyedi, vállalatspecifikus szükségletet és fejlődési lehetőséget fog észrevenni.
Ilyenkor jön képbe a HR folyamatok kiszervezése, ami leveszi a HR feladatok egészének vagy egy részének terhét a vezetők válláról egészen addig, amíg újra vállalaton belülre tudják szervezni a feladatköröket. Ismerjük a KKV-k működési folyamatait, nehézségeit, költségvetését. Ezeket figyelembe véve alakítottuk ki KKV-knak szóló HR megoldásainkat.
Kizárólagos Magyar Partner
