- 2020. július 15.

Új munkaerő felvételének teljes folyamata – hatékonyan és sikeresen

Írta: Kárpáti Tilla

ujmunkaerofelvetelfolyamata

Amikor felmerül az igény az új munkavállalók felvételére, sok vállalat még nem tudja, hogy mire készüljön. A folyamat sok bizonytalansági tényezőt hordoz, szakértelmet kíván és mindemellett megfelelő időzítés is szükséges hozzá. A sikeres munkaerő felvétel ráadásul megelőzi a növekedést magát. A kiválasztási folyamat akár hónapokig elhúzódhat és be kell fejezni még azelőtt, hogy igazán szükségessé válna az új kolléga munkája. Ehhez viszont elengedhetetlen, hogy időben megkezdjük a toborzás folyamatát.

A következőkben a munkaerő felvétel lépéseit vesszük sorra, hogy segítsük az új munkaerő felvételi folyamat hatékony lefolytatását.

Az új munkaerő toborzási folyamata

Az munkaerő igények felmerülése és felmérése

A munkaerő felvétel folyamata több lépcsőből áll, aminek első lépése az igény felmerülése. Amikor végleges döntés született az új munkaerő szükségességéről, az igényeket további részletességgel kell felmérni:

  • Tapasztalt, „önjáró” munkavállalót keresünk vagy a vállalat igényeire formázható juniort, esetleg pályakezdőt? Felmerül a gyakornoki program lehetősége, amihez akár támogatást is kaphat a vállalat?
  • Milyen területre keressük az új kollégát? A csapatban milyen hiányosságok vannak és a csapatnak mire van szüksége az új kolléga személyében? Ezt ideálisan a csapat tagjaival közösen kell átbeszélni.
  • Milyen új funkciókat szeretnénk a vállalatba behozni, amiben az új munkaerőre számítunk?
  • Milyen szakértelemre, kompetenciára van szükség?
  • Szóba jöhet megváltozott munkaképességű munkavállaló alkalmazása?
  • Mekkora költséget tudunk szánni a munkavállalóra és az állás betöltésére?

Az álláshirdetési csatornák kiválasztása

Míg pár évtizeddel ezelőtt az álláshirdetések az apróhirdetéses újságokra, fizikai hirdetőfalakra, üzenőfalakra és – nagyobb vállalat esetén – rádió hirdetésekre korlátozódtak, addig ma már jóval szerte ágazóbb csatornák állnak rendelkezésre. Ahogy azonban az életünk egy nagy része a digitális világba költözött, úgy az álláskeresési csatornák is ide koncentrálódnak. Mivel itt található a legtöbb álláskereső, így új munkaerőt is ezeken a helyeken érdemes elkezdeni kutatni.

Hol hirdess állást online?

Saját weboldalad. Érdemes a nyitott pozíciókat a saját weboldaladon vagy karrier oldaladon meghirdetni, mert itt nagy eséllyel találsz olyan jelentkezőket, akik érdeklődnek a vállalatod iránt, így azonnal hűséges, odaadó munkavállalókra bukkanhatsz.

Álláskereső portálokon történő hirdetés. A különböző portálokon azok érhetők el könnyen, akik aktív álláskeresők, aminek az előnye, hogy gyorsabban történik a teljes toborzási folyamat. A kisebb vagy speciális tudásra terjedő csatornáktól kezdve az országos lefedettségig számtalan ilyen portálon adott a hirdetés lehetősége. 20.000 forintos csomagoktól egészen 200.000 Ft-ig terjedhet a hirdetés költsége, attól függően, hogy hány embert ér el és mennyi plusz szolgáltatás jár a csomaghoz.

Adatbázis kutatás. A különböző álláskereső adatbázisokhoz való hozzáférés során szűrhető módon kapunk kézhez többszáz vagy -ezer önéletrajzot. Azonban szaktudást és hozzáértést követel meg, hogy ezek közül megtaláljuk a betölteni kívánt pozícióra megfelelő jelölteket. Az adatbázis előfizetése havi többszázezer forint is lehet, azonban megfelelő energiabefektetéssel könnyen leszűrhető a leginkább megfelelő emberekre az adatbázis mérete.

Közösségi média. A közösségi médiás hirdetés nagy előnyei, hogy szinte ingyenes és olyan emberek is elérhetőek, akik nem aktív álláskeresők. Csoportokban, oldalakon akár specifikus szakterület szerint megcélozhatók a szakemberek. Azonban számítani lehet nagyobb számú, nem releváns jelentkezőre is.

Fórumok. Ha speciális szakterületre keresünk új embert, akkor érdemes a szakterülettel vagy iparággal kapcsolatos fórumokat, weboldalakat is célba venni. Nem minden fórum engedi a hirdetést, vagy csak bizonyos, megbízható hirdetők állásait engedik felkerülni, így ennek mindenképp utána kell járni! Vannak weboldalak, akik egyedi áron engednek ki álláshirdetést, míg máshol ingyen is lehet hirdetni.

A megfelelő hirdetési csatorna kiválasztásakor figyeljünk a korábban felállított igényekre és az ideális munkavállalói profilra! Ha gyakornokokat keresünk, akkor jó csatorna lehet az Instagram, míg felsővezetőket valószínűleg nehezebben fogunk találni az aktív álláskeresők között.

Hogyan készíts jól működő álláshirdetést?

A jelenlegi munkaerőpiaci helyzetben az álláskeresők vannak előnyben: a jelentkezők válogathatnak a pozíciók között, miközben a kiváló munkavállalókért versenyeznek a cégek. Egy ilyen helyzetben ahhoz, hogy elérje a megfelelő álláskeresőket a hirdetésünk és a jelentkezést is megfontolják, mindenképp figyelemfelkeltő és megkülönböztető hirdetést kell készíteni.

A különböző csatornák más jellegű hirdetést kívánnak meg. Az álláskereső portáloknál általában kötött a hirdetés formátuma és maximum képekkel lehet ezt tovább színesíteni. Viszont az álláskeresők portálok különböző csomagjai kiemeléseket és megkülönböztető szolgáltatásokat is tartalmaznak, gyakran felárért. Ezek növelhetik az álláshirdetést megtekintők számát és a megfelelő jelölt megtalálásának esélyét is.

A közösségi médián és a fórumokon már több lehetőség van az álláshirdetés megkülönböztető elkészítésére. Ezek lehetnek képi elemek, szakmai megfogalmazás, figyelemfelkeltő kiegészítések, dolgozói idézetek is. Fontos a könnyű jelentkezés biztosítása egy biztosan működő e-mail címen vagy felületen!

Jelöltek előszűrése és interjúztatása

Amennyiben az előző pontok megfelelően lettek kivitelezve, nagy számú jelentkezővel számolhatunk. Ilyenkor a beérkező jelölteket adatbázisba kell gyűjteni a megfelelő adatkezelési nyilatkozat begyűjtése mellett. Erre azért van szükség, hogy a későbbiekben könnyebb legyen az előszűrés, a visszajelzés és a továbblépés folyamata. Mindemellett a GDPR megfelelés is különösen fontos tényező az üzleti életben.

Először a beadott önéletrajz alapján érdemes végrehajtani az első előszűrést. Az innen továbbjutott jelölteket telefonon érdemes előszűrni. Ha ezen is átesett a jelölt, az állás függvényében történik a folytatás. Ez lehet egy-, két vagy akár többkörös interjúsorozat is videóhíváson keresztül vagy személyesen. Ide csak a legjobb, megfelelő szakmai tudással rendelkező jelöltek jutnak tovább. A kiesett jelöltek számára a gyors visszajelzés elengedhetetlen a munkáltatói márkánk építése érdekében abban az esetben is, ha nem szerepelt jól a jelölt. Érdemes építő kritikával és javaslatokkal élni a visszautasított jelöltek számára.

Az interjúk során a szakmai kompetenciát, a tudást, a szervezeti megfelelőséget és a személyiségi jegyeket is érdemes vizsgálni. Fontos felmérni a jelentkező motivációit, karriercéljait, hogy megbizonyosodhassunk róla, hogy hasonló irányba tervez haladni, amerre a vállalatunk is lehetőséget ad. Komolyabb pozícióknál fontos lehet referenciák bekérése is. Gyakoriak a különböző szintű vezetőkkel történő interjúk, de akár kötetlen beszélgetések is, ahol jobban meg lehet ismerni a jelentkező személyiségét és céljait.

Fel kell készülni az esetleges bértárgyalásra is, különösen akkor, ha magas képesítésű jelöltről beszélünk. Ilyenkor minden esetben mérlegelni kell azt a jövőbeli hasznot, amit egy magasabb kvalitású dolgozó adhat a vállalatnak és ezalapján szükség szerint emelni vagy esetleg csökkenteni a bérkereten.

A teljes folyamatban nagy segítséget jelenthet egy adatbázis kezelő rendszer, ahol mindezt kezelhetjük, sőt, igény szerint automatizálhatjuk is.

Az új munkavállaló belépése

A jelölt kiválasztása utána megkezdődik a belépési folyamat. Amennyiben a kiválasztott jelölt nem azonnali belépő, abban az esetben meg kell várni, amíg lejár a próbaidő. Ez egy kritikus időszak, amikor fent kell tartani a jelölt figyelmét és megakadályozni azt, hogy esetleg elálljon a belépéstől. A belépés során a munkaszerződés írása, az integrálás, a betanítás fontos tényezők, amiknek a vállalaton belüli gördülékeny és sikeres végrehajtása szintén erőforrás igényes lehet.

Mikor szükséges új munkaerő felvétele mellett dönteni?

A gyors növekedés, a leterhelt kollégák, a megnövekedett feladatok mind jó indikátorai az új munkaerő szükségességének. Azonban gyakori, hogy ilyenkor már késve kezdik el a keresést. Látható, hogy a munkaerő felvétel az igények felmerülésétől kezdve egy hosszú folyamat, számtalan nehezen kalkulálható költségekkel és határidőkkel. Csak egy jól kialakított toborzási folyamat segíthet a HR költségek csökkentésén és a megüresedés gyors betöltésén.

A kiválasztási folyamat akkor tud igazán hatékonyan működni, amikor az igény felmerülésének pillanatában szakértők állnak neki a toborzási folyamatnak. A vállalati igényre történő fókusz és a szakmai hozzáértés kombinációja segítségével lehet sikeresen és gyorsan kiválasztani a megfelelő jelöltet.

Az új munkaerő felvételének hatékony módja

A vállalaton belüli HR osztály gyakran leterhelt a belső feladatoktól, így a megfelelő és hatékony munkaerőfelvétel nem fér bele az idejükbe. Pedig amennyiben egy pozitív, sikeres felvételi folyamaton esik át a jelölt, úgy nagyobb eséllyel lesz hűséges a vállalathoz, marad motivált és lesz jó véleményen a munkahelyről. Sőt, akár még a visszautasított jelentkezők is pozitív benyomással távozhatnak.

Az olyan munkaerő-közvetítő cégek, mint a JOBGROUP segíthetnek a teljes toborzási folyamat end-to-end lebonyolításában. A teljes folyamat kiszervezése költéscsökkenéshez vezet. A munkaerő-közvetítő cégek nagy előnye, hogy szakmailag képzett tanácsadóik profin összeállítják és kivitelezik a vállalat igényeinek megfelelő folyamatot. Ráadásul ezeknél a cégeknél olyan erőforrások vannak, amiket egy vállalat önmagában nem tud vagy nem akar kifizetni. Ilyenek lehetnek a speciális adatbázisok, a különleges hirdetési csomagok, a kapcsolati tőke és piacismeret.

A közvetítés mellett a munkaerő-kölcsönzés is kiváló lehetőség, amikor ráadásul nem szükséges head count-ot kérni a kölcsönzött kollégákra és még a teljes munkaügyi folyamatot is átvállalják kollégáink. Így a vállalatnak csak a belépővel kell foglalkoznia. Ráadásul a munkavállaló beválásakor könnyű az átvétel, míg nem beválás esetén akár gyorsan lehet lépni is.

A JOBGROUP nagy előnye, hogy a munkaerő piac teljes egészére rálátással rendelkezik és folyamatosan követi a trendeket és az új eszközöket, módszereket. Így teljes egészében leveszi partnerei válláról a toborzás nehézségeit és a költségeket is alacsonyan tudja tartani. Legyen szó a kölcsönzésről vagy közvetítésről, beosztottról vagy felsővezetőről – mi megoldást találunk a munkaerő igényeire!